privacybeleid

Inleiding

Dit privacy beleid ziet toe op de door KraamzorgPlus aangeboden zorgverlening binnen de kraamzorgorganisatie en via de website www.kraamzorg-plus.nl. In dit privacy beleid wordt uitgelegd hoe KraamzorgPlus omgaat met de verwerking van persoonsgegevens. In het privacy beleid wordt onder meer beschreven welke (categorieën van) persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt.

Informatie over KraamzorgPlus

KraamzorgPlus is gevestigd te Nieuwkuijk en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 80349978 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Voor vragen over het privacy beleid is KraamzorgPlus bereikbaar op werkdagen vanaf 09.00u op telefoonnummer 073 203 20 20. Ook kunt u contact opnemen per e-mail. Het e-mailadres is info@kraamzorg-plus.nl.

Verwerkingen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van cliënten worden door KraamzorgPlus verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

– Uitvoering van de geneeskundige behandelovereenkomst;

– Administratieve doeleinden;

– om de relatie met de cliënten te onderhouden en uit te breiden;

Grondslagen voor de verwerking zijn:

– de geneeskundige behandelovereenkomst;

– toestemming;

– gerechtvaardigd belang van KraamzorgPlus.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt door KraamzorgPlus:

1. Naam, voornaam, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres van de zwangere voor communicatieve doeleinden. Medische gegevens en andere bijzondere persoonsgegevens, waaronder identiteits-nummer van ID kaart, paspoort of rijbewijs , burgerservice-nummer en IBAN nummer, indien en voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de geneeskundige behandelovereenkomst en de declaratie van kosten bij de zorgverzekeraar;
2. Naam, voornaam en telefoonnummer van uw partner voor communicatieve doeleinden;
3. Naam, voornaam en geboortedatum van andere aanwezige kinderen voor een persoonlijke benadering tijdens de kraamperiode;
4. NAW-Gegevens ten behoeve van kwaliteitsbewaking en follow up van de behandeling in het kader van kwaliteitsbewaking Wet Bevolking Onderzoek (counselingsgegevens en prenatale screening);
5. Klachten en opmerkingen over de behandeling van betrokkene;
6. Andere gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor een juiste behandeling en afhandeling van de behandeling. 

Bovenstaande lijst is niet uitputtend en kan variëren al naar gelang de behandelovereenkomst.

Online registratie van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden geregistreerd in het online dossier in Conexus, welke voldoet aan beveiligingsnormen gesteld in de wet AVG. Dit systeem is alleen toegankelijk voor door de praktijk geregistreerde medewerkers. Al deze medewerkers hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

Registratie van NAW, geboortedatum, BSN en zorgverzekeringsnummer worden digitaal verwerkt ten behoeve van klantenbestand, controle identiteit en indienen van declaraties bij de zorgverzekeraar.

E-mailadres

Emailadressen worden digitaal verwerkt ten behoeve van het verzenden van: het privacy beleid en eventueel uitnodigen deelname enquête t.b.v. evaluatie van de zorgverlening door KraamzorgPlus. Dit geschiedt via beveiligde e-mail.

Delen van gezondheidstoestand met andere zorgverleners

Gegevensverwerking van de gezondheidstoestand van de cliënten in heden en verleden, de gezondheidstoestand van het (toekomstige) kind, de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen worden geregistreerd in ons schriftelijke en/of digitale dossier, ten behoeve van de zorgverlening. Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld met andere zorgverleners indien dit medisch noodzakelijk is en ten behoeve van de zorg.

De beveiligde systemen, Zivver, zorgmail, Siilo en vecozo, worden gebruikt voor communicatie met andere zorgverleners.

De zorgverleners betreffen o.a. verloskundigen, gynaecologen, klinisch verloskundigen, kinderarts, POP poli, huisarts, consultatiebureau, en de zorgverzekeraar i.v.m. declaraties.

Vecozo

Dit systeem wordt gebruikt om te communiceren met zorgverzekeraars.

Geboortekaartjes

Toegezonden geboorteberichten en kaartjes worden maximaal 6 maanden opgehangen in de openbare ruimte van de praktijk en aansluitend vernietigd.

Wilt u dat uw NAW-gegevens niet zichtbaar zijn in de openbare ruimte, haalt u ze dan zelf weg met bijv. een watervaste viltstift.

Inschrijven en afspraak maken

Indien u zich via onze website bij ons inschrijft, dan worden de gegevens die u verstrekt in het betreffende formulier uitsluitend gebruikt voor het beheren van uw inschrijving en het maken van een afspraak.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om uw inschrijving af te kunnen handelen nadat u het inschrijfformulier op de website heeft ingevuld. Daarom moeten de persoonsgegevens ook verplicht worden ingevuld. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van KraamzorgPlus en van u. Dit belang bestaat concreet uit het belang KraamzorgPlus en van u om uw inschrijving te kunnen verwerken in het medisch systeem. Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de volledige zorg periode.

U kunt zich ook aanmelden door ons te bellen op telefoonnummer 073-203 20 20.

TIM (Transmuraal Incidenten Melden)

1 januari 2023 start het verloskundig samenwerkingsverband “Verlos Den Bosch” met het transmuraal incidenten melden.

Incident: “Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis tijdens het zorgproces die betrekking heeft op de kwaliteit van zorg en die tot schade aan de cliënt/patiënt heeft geleid of nog zou kunnen leiden.” (Wkkgz)

Bijna-incident: “Een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die tot schade had kunnen leiden (no-harm event of near miss)”

Een transmuraal (bijna-)incident is een (bijna-)incident zoals hierboven beschreven, waar minimaal twee verschillende pijlers bij betrokken zijn. Dit betreft zowel de zorg in de eerste- als de tweede lijn, alsmede de zorg in transitie tussen de eerste en tweede lijn.

Doel

Het transmuraal veilig incidenten melden heeft als doel het continu verbeteren van de kwaliteit en veiligheid van de zorg.

Het verloskundig samenwerkingsverband “ Verlos Den Bosch”  wil de zorg voor cliënten/patiënten verbeteren en processen voor cliënten/patiënten en zorgprofessionals optimaliseren. Een onderdeel hiervan is het TIM-en. Het TIM-en heeft in dit kader de volgende doelen:

• Leren van transmurale (bijna-)incidenten;
• Leren van gebeurtenissen door de vraag te stellen waarom het meestal wél goed gaat (Safety-II);
• Herkennen en erkennen van risico’s op praktijk-, kraamzorgorganisatie-, en/ of afdelingsniveau en VSV-breed;
• Direct verbeteren/kort cyclisch verbeteren in de dagelijkse praktijk;
• Realiseren van een proactieve veiligheidscultuur binnen VSV;
• Bepalen van verbeterthema’s binnen het VSV.

Door een transmuraal (bijna-)incident te melden en vervolgens te onderzoeken en te analyseren kunnen achterliggende oorzaken opgespoord worden. Met het analyseren van transmurale (bijna-) incidenten krijgt ons verloskundig samenwerkingsverband inzicht in de aanwezige risico’s. Dit geeft ons informatie over welke maatregelen getroffen kunnen worden om de cliënt-/patiëntveiligheid te verbeteren. Het open, veilig en eerlijk delen van gebeurtenissen is van groot belang. Daarnaast wordt er op deze manier extra aandacht besteedt aan het verbeteren van de samenwerking binnen de ketenpartners van het verloskundig samenwerkingsverband.

Praktijk

Om een (bijna-)incident te kunnen melden is allereerst toestemming van de cliënt/patiënt nodig. Zonder toestemming van de cliënt/patiënt kan een (bijna-)incident níét gemeld worden. Daarom zal altijd eerst toestemming aan u gevraagd worden.

Een melding wordt in behandeling genomen door het TIM-team. Het TIM-team heeft een belangrijke rol binnen het TIM-proces. Het TIM team bestaat uit 3 personen welke gekozen zijn door het verloskundig samenwerkingsverband. Het TIM team bestaat uit een verloskundige uit de tweede lijn, een verloskundige uit de eerste lijn en een manager vanuit de kraamzorg.

Verbeteren van onze dienstverlening

Uw gegevens kunnen wij gebruiken voor het verbeteren van onze dienstverlening. Dat doen wij echter alleen indien u de gegevens met dat doel heeft verstrekt, of ons daar toestemming voor heeft gegeven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw feedback die u via een klachtenformulier aan ons heeft toegezonden.

Plaatsen van een reactie

Het is mogelijk dat u een vraag en/of reactie achterlaat ten aanzien van een bepaald onderwerp. U dient daarvoor in het bijbehorende formulier uw naam en e-mailadres verplicht te verstrekken. Als dat niet door u wordt verstrekt, dan kunt u geen vraag en/of reactie achterlaten. Uw persoonsgegevens worden verwerkt, zodat wij uw vraag en/of reactie

Deze verwerkingen van uw persoonsgegevens zijn mogelijk omdat u daar toestemming voor gegeven hebt. Deze toestemming heeft u gegeven door de gevraagde persoonsgegevens zelf in te vullen. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen van vóór het intrekken van de toestemming). De persoonsgegevens worden bewaard zolang uw vraag en/of reactie actueel wordt geacht.

Contactformulier.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om vragen, klachten of andersoortige communicatie af te kunnen handelen nadat u het contactformulier op de website heeft ingevuld. Daarom moeten de persoonsgegevens ook verplicht worden ingevuld. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van KraamzorgPlus en van u. Dit belang bestaat concreet uit het belang van KraamzorgPlus en van u om vragen, klachten of andersoortige communicatie op verzoek van u af te kunnen handelen. Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de met het contactformulier verzonden vraag, klacht of andersoortige communicatie.

Foto’s op onze website

Het is mogelijk dat de foto’s op onze website een verwerking van persoonsgegevens vormen. Dat is het geval als een persoon op de foto’s is afgebeeld. Voor zover nodig hebben de betreffende personen in vrijheid toestemming gegeven voor de publicatie van die foto’s. De foto’s zijn ten alle tijden afkomstig van de desbetreffende persoon. Daarmee bestaat voor KraamzorgPlus een gerechtvaardigd belang voor de bijbehorende verwerking van persoonsgegevens. Dit belang bestaat uit het kunnen plaatsen van de foto’s op de website, het onderhouden van de website en het recht op vrijheid van meningsuiting. De foto’s worden getoond op de website zolang KraamzorgPlus de betreffende foto van toegevoegde waarde voor de website acht.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Daarom raden wij u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Bewaartermijn

Het medisch dossier wordt volgens wettelijke bepaling Wet Geneeskundige behandelovereenkomst gedurende 15 jaar bewaard. Overige door uw verstrekte persoonsgegevens, voor bijvoorbeeld deelname aan voorlichtingsavonden, worden na gebruik vernietigd. Toegezonden geboorteberichten en kaartjes worden maximaal 6 mnd. opgehangen in de openbare ruimte van de praktijk en aansluitend vernietigd.

Cookies

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze site wordt meegestuurd en door je browser op je harde schrijf van je computer of ander apparaat wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers of die van de betreffende derde partijen teruggestuurd worden.

Sommige cookies zorgen ervoor dat bepaalde onderdelen van de site goed werken en dat je gebruikersvoorkeuren bekend blijven. Door het plaatsen van functionele cookies zorgen wij ervoor dat je onze site makkelijker kunt bezoeken. Op deze manier hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw dezelfde informatie in te voeren bij een bezoek aan onze site en is het onder andere mogelijk dat de artikelen in je winkelmand bewaard blijven tot dat je hebt afgerekend. Deze cookies mogen wij plaatsen zonder dat je hier toestemming voor geeft.

Voor meer informatie lees het cookiesbeleid van KraamzorgPlus op onze website.

Beveiliging

KraamzorgPlus heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Zo is de website www.kraamzorg-plus.nl onder meer beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. Verzending van persoonsgegevens vindt dus via een beveiligde verbinding plaats. Daarnaast worden e-mails verzonden door e-mailservers die specifiek beveiligd zijn voor de zorg.

De overige technische bedrijven waar wij mee samenwerken zijn NEN7510 gecertificeerd.

Verwerkers en andere derden

De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Voor het overige kunnen aan de volgende personen en instanties toegang worden verleend/persoonsgegevens worden verstrekt

• Onderzoekers als bedoeld in artikel 7:458 van het Burgerlijk Wetboek
• Zorgverzekeraars voor zover noodzakelijk met het oog op de verplichtingen uit de verzekeringsovereenkomst
• Derden die belast zijn met het innen van vorderingen voor zover toegang/verstrekking noodzakelijk is en het geen medische gegevens betreft
• Anderen, wanneer de grondslag van de verwerkte gegevens is:

Toestemming van de betrokkene;

Een noodzaak om een wettelijke verplichting na te komen;

Het vrijwaren van een vitaal belang van de betrokkene.

• Anderen, wanneer de verdere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden geschiedt, indien de verantwoordelijke de nodige maatregelen heeft getroffen om te zorgen dat verdere verwerking uitsluitend ten behoeve van deze doeleinden geschiedt.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EER een land of internationale organisatie ten aanzien waarvan geen adequaatheidsbesluit is genomen, dan wel een land waarmee geen juridisch bindend en afdwingbaar instrument is gesloten.

Uw privacy rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

In sommige gevallen kunnen wij niet voldoen aan het totaal verwijderen van al uw gegevens omdat we een wettelijke bewaarplicht hebben. Daar zullen we u dan ook van in kennis stellen.

Als u van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kunt u contact opnemen met ons via de hierboven genoemde contactmogelijkheden.

Los van bovenstaande rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy beleid kan worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy beleid te raadplegen. De huidige versie van het privacy beleid is het laatst gewijzigd op 19 december 2022.